اقدامات انجام شده
1- راه اندازی ستاد با عضویت سازمان تبلیغات اسلامی، دفتر تبلیغات اسلامی، حوزه علمیه خواهران، جامعة الزهرا «سلام الله علیها»، سازمان اوقاف و امور خیریه، سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی، جامعة المصطفی العالمیه و معاونت تبلیغ حوزه و برگزاری 22 جلسه آن تاکنون؛
2- تصویب برنامه ستاد در شورای عالی سیاستگذاری تبلیغ؛
3- تشکیل کمیتههای تخصصی جذب و آموزش، اعزام و پشتیبانی، تأمین محتوا، نظارت و ارزیابی، نیازسنجی و ساماندهی، خواهران و خارج از کشور با مشارکت کلیه دستگاههای عضو؛
4-تشکیل 21 جلسه از کمیتهها و تهیه برنامه کمیتههای هفت گانه در کمیتههای تخصصی؛
5- تصویب برنامه کمیتههای جذب و آموزش، اعزام و پشتیبانی، تأمین محتوا، نیاز سنجی و هدف گذاری در ستاد ساماندهی و هماهنگی تبلیغ طی20 جلسه؛
6- تشکیل گروه بررسی نرم افزارهای سازمانها متشکل از مسئولین اعزام و فنآوری اطلاعات سازمانهای عضو که پس از بررسی نرم افزارهای سازمانها، نرم افزار سماوات انتخاب گردید؛
7-آماده سازی سخت افزارهای مورد نیاز مانند سرور و ... جهت استقرار نرم افزار جامع سماوات؛
براساس مصوبه ستاد؛ مقرر گردید تمام سازمانها و نهادهای عضو، نرم افزارهای موجود خود را معرفی کنند تا در جلسات کارشناسی مورد بررسی قرار گیرد. تنها دو نرم افزار سمتا(متعلق به دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم) و سماوات(متعلق به معاونت تبلیغ و آموزشهای کاربردی) در حال فعالیت بود و به ستاد معرفی گردید. این دو نرم افزار با حضور مسئولین اعزام تمام دستگاههای عضو و یک مهندس رایانه از هر دستگاه طی چهار جلسه(حدود 20 ساعت) مورد ارزیابی قرار گرفت و در نهایت فرمی حاوی ده سؤال به تمام نهادها ارسال گردید تا نسبت به انتخاب نرم افزار جامع نظر خود را اعلان نمایند. در نهایت نرم افزار جامع سماوات رأی آورد؛ از اینرو مقرر گردید تمام سازمانها نیازهای خود را اعلان کنند تا اگر نقصی در نرم افزار وجود دارد برطرف گردد.
برخی از فواید و خصوصیات این نرم افزار عبارت است از:
Ø برنامه نرم افزار براساس مصوبات کمیتهها طراحی شده است؛
Ø هر طلبه در هر یک از سازمانهای عضو جذب شود یا آموزش ببیند، برای کلیه سازمانها کفایت میکند؛
Ø اگر فردی از سازمانی اعزام شد و محل آن معلوم گردید نمیتواند از سازمان دیگر اعزام شود و مبلّغ دیگری هم برای آن محل اعزام نمیشود؛
Ø اگر مبلّغی توسط یک سازمان ارزیابی و نتیجه آن وارد سامانه شد، برای دیگر سازمانها کفایت میکند؛
Ø برای تمام دستگاهها قابل استفاده میباشد؛
Ø از مراجعه حضوری طلاب به مراکز اعزام جلوگیری میشود؛
Ø هر طلبه از هر سازمانی که بخواهد اعزام شود میتواند آن سازمان را انتخاب کند؛
Ø سیستم گزارش گیری قوی و به روز در آن تعبیه شده است؛
Ø امکان اظهار نظر درباره روحانی، مکان تبلیغ، میزبان و ... وجود دارد؛
Ø تسریع در کارها و سرگردان نبودن طلاب و فضلا حوزه به صورت جدّی مشهود است؛
Ø میزان اعزام هر سازمان در هر مناسبت برای اعضای ستاد و شورای سیاستگذاری تبلیغ قابل مشاهده است؛
Ø انعطاف بالایی در اکثر جاهای نرم افزار پیش بینی شده است؛
Ø امکان ارتباط با کلیه سیستم ها و نرم افزارهای اطلاعاتی حوزوی دارد(مانند نرم افزار معاونت آموزش و معاوت آمار و بررسی).
8-قرارداد با مهندسین نرم افزار نویس جهت آماده سازی نرم افزار برای استفاده همه سازمانهای عضو؛
9- ورود اطلاعات مبلّغین معاونت تبلیغ، اوقاف و جامعة الزهرا «سلام الله علیها» به سامانه سماوات؛
10- پیگیری جهت تحویل دیتای اطلاعات مبلّغین سایر سازمانها(جامعة الزهراء «سلام الله علیها»، سازمان تبلیغات اسلامی و حوزه علمیه خواهران جهت ورود اطلاعات به سامانه سماوات اعلام آمادگی کردهاند)؛
11- به کارگیری سامانه سماوات در اعزام محرم و صفر توسط معاونت تبلیغ(هجرت) و رفع اشکالات نرمافزار؛
12- گرفتن دیتای تقسیمات کشوری و اطلاعات مساجد کشور و اعمال آن در سماوات؛
13- پیگیری جهت دریافت اطلاعات مراکز آموزشی کشور از قبیل دانشگاهها، مدارس، کلیساها، اطلاعات راههای کشور جهت ورود آن به سامانه سماوات؛
14- پیگیری جهت ارتباط سیستمهای درون سازمانی طلاب شامل حوزه علمیه قم، خواهران، جامعة الزهراء «سلام الله علیها» و جامعة المصطفی العالمیه، مشهد و اصفهان؛
15- راهاندازی سایت اختصاصی برای شورای سیاستگذاری تبلیغ که آرم هیچیک از سازمانها از جمله معاونت تبلیغ را ندارد؛
16- تهیه آئین نامه کمیتههای ستاد ساماندهی و هماهنگی تبلیغ و تصویب آن در ستاد.
برنامه های در حال پیگیری
1- نهایی کردن طرحهای دو کمیته باقی مانده؛
2- تدوین کتاب قانون ستاد؛
3- راهاندازی اجرایی کمیتهها؛
4- استقرار سامانه سماوات در همه سازمانهای عضو؛
5-تکمیل و توسعه نرم افزار سماوات در بخشهای آموزشی و محتوایی و تکمیل بخشهای فعلی؛
6-تدوین طرح «اطلس جامع مناطق تبلیغی»، تولید آن در نرم افزار سماوات و ورود دیتا به آن.
موانع و مشکلات
1- عدم تعریف جایگاه ستاد و شورا در تشکیلات حوزه؛
2- عدم وجود بودجه برای فعالیتهای شورا و ستاد؛
3-وجود مشکلات عدیده در پرداخت هزینه تکمیل نرم افزار سامانه سماوات و ورود اطلاعات به آن.
